Roberto Carreras

La audiencia virtual para maximizar los resultados de un evento

Leyendo el último post de Octavio Rojas sobre un curso de formación interna sobre red social para las bibliotecas de la CAM, y habiendo seguido virtualmente por muchos de los medios que tenía a mi disposición los dos últimos grande eventos digitales (EBE y FICOD 2008), he observado la gran importancia que tiene el planificar y gestionar las diferentes redes y medios sociales para maximizar el impacto de un evento como acción de Relaciones Públicas.

Los social media se tienen el potencial necesario para transformar el camino en que las compañías construyen y manejan las relaciones con sus diferentes públicos, ya sea a través de acciones no convencionales de Publicidad, Comunicación, Marketing o de RRPP, está claro que están cambiando las reglas de esa relación. Las compañías comprenden el impacto de las aplicaciones 2.0 y cómo su adaptación puede mejorar su posición competitiva en el mercado, aunque la gran mayoría muestra cierta reticencia por apatía, un cierto miedo a entrar en la conversación, incertidumbre., etc.

La combinación de todas las herramientas que ponen a nuestra disposición las redes y medios sociales deben combinarse para crear un poderoso medio de comunicación, colaboración, conversación y conocimiento con los públicos, tanto para las grandes como para las pequeñas empresas.

Y ello lo debemos trasladar a cada uno de los departamentos de la compañía. En el caso que me ocupa hoy, el de los eventos, está claro que las aplicaciones 2.0 deben emplearse con dos objetivos principales:

• maximizar los resultados y cobertura del evento
• y maximizar el ROI (Retorno de Inversión) del mismo

¿Qué nos ofrecen las aplicaciones y redes y medios sociales para potenciar nuestro evento?

1. La posibilidad de que ampliemos la cantidad de público sin necesidad de que la gente tenga que asistir físicamente al evento.
2. No es necesario que el evento se retransmita en directo vía web (eso sería más costoso), ya que las aplicaciones 2.0 nos permiten utilizar un gran número de herramientas para llegar a nuestro público virtual.
3. Nuestra audiencia virtual puede llegar a tener más importancia que la física a la hora de distribuir el contenido, ya que muchos de ellos serán bloggers, usuarios de twitter, de facebook, etc.
4. Es muy importante tener en cuenta esta audiencia virtual a la hora de planificar la estrategia del evento. Estas aplicaciones deben cambiar el modo en el que se vienen planificando los eventos.
5. El contenido y la manera de distribuirlo adquiere una vital importancia. La audiencia virtual debe tener un gran número de opciones para elegir y debemos conectar con ellos, ya que cerrar una ventana del navegador es menos embarazoso y más sencillo que abandonar una sala de conferencias en mitad de una intervención. Enriquecer la experiencia del evento online compartiendo: presentaciones, vídeos, archivos de sonido, imágenes, contactos, etc.
6. La audiencia virtual que accede al contenido es importante porque a su vez genera y distribuye nuevamente el contenido y tiene su propia audiencia.
7. Diez aplicaciones online útiles para organizar tus eventos, Iván Pino

Los medios sociales están incrementando nuestras posibilidades de conectar con una audiencia virtual, lo que nos ofrece multiples posibilidades para conversar y fidelizar. Para ser realmente efectivos, los profesionales de las Relaciones Públicas deben tener en cuenta y pensar en el potencial de los medios sociales, así como utilizar todas las herramientas a su disposición: blog del evento; mensajería instantánea para ofrecer la posibilidad de preguntar en directo (Google Talk, Skype o Messenger); presentaciones en SlideShare; vídeos en YouTube o Vimeo; archivos de sonido en podcasts; microblogging en twitter; imágenes en flickr o pikeo; marcadores y agregadores como del.icio.us o Bloglines; conectar a los profesionales y asistentes al eventos a través de grupos en Facebook y de perfiles en LinkedIn o en Xing; lectores RSS; mundos virtuales como Second Life; etc.

Dos extraordinarios ejemplos

• FICOD 2008 (Foro Internacional de Contenidos Digitales): organizado por Red.es se ha convertido en un referente y en todo un modelo a seguir. Entre sus acciones y aplicaciones empleadas tenemos: web del evento; blog del evento; twitter; vídeo resúmenes; vídeo blog; widgets con SpringWidgets; lectores RSS; café virtual; mundo virtual en Second Life (más de 4.300 avatares en 3 días, participación, preguntas…); e inscripción gratuita, entre otras. Además, por la cantidad de gente 2.0 que ha acudido al evento se han podido acceder continuamente y de manera actualizada a sus fotografías en flickr, comentarios en blogs y en twitter; etc.
• EBE 2008: el evento bloger por referencia y, como tal, el más adaptado a las aplicaciones 2.0 con un repercusión tanto offline como online enorme. Permitía la posibilidad de enviar preguntas desde cualquier parte a través de twitter, esta aplicación permitía además a los presentes en la sala interactuar en directo en cada una de las ponencias. El EBE emplea plataformas de vídeo para distribuir contenido (canal propio en YouTube), tiene su propio blog, podcasts, imágenes propias y de bloggers en flickr, cuenta propia en twitter, etc. Pero lo que genera una mayor repercusión es la cantidad de bloggers que acuden y como éstos generan su propio contenido y tienen su propia audiencia en prácticamente todas las plataformas, medios y redes sociales. De hecho, buscaron creadores de blogs y usuarios de twitters para retransmitir cada una de las ponencias y lo que estaba pasando en directo, llamamiento que se unió al de que todos los asistentes etiquetasen el contenido en sus blogs, twitters, etc., con la etiquete EBE08 y facilitar así las búsquedas en múltiples plataformas.

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